Quatro mitos sobre a guarda e o descarte de dados

Mas ainda hoje a maioria das organizações não possui uma política estruturada para destruição de dados

Tom Lahiff *

Publicada em 24 de julho de 2013 às 11h58

À medida em que os custos para armazenamento caem, as empresas guardam um volume maior de informações. Apesar disso, em tempos de Big Data vale a pena criar políticas para destruição de dados.

Muitos dados estão desatualizados e nunca serão acessados. Eles acabam acumulando e dificilmente podem ser acessados de forma sistêmica. Para melhorar a gestão das informações, o melhor que se pode a fazer é livrar-se dos excessos, criando políticas efetivas.

Mas ainda hoje a maioria das organizações não possui uma política estruturada para o descarte de informações. Esse contexto se dá porque muitos “mitos” ainda cercam a relação entre as empresas e seus dados.

Mito nº1: É preciso guardar tudo
Fato: Nenhuma norma obriga a organização a manter armazenados todos os dados produzidos.

Cada empresa segue normas específicas de acordo com o setor na qual atua e, por meio das orientações regulatórias, podem separar as informações que não terão utilidade das que precisam ser mantidas nos arquivos. Para separar, efetivamente, o que deve ser armazenado, o gestor de TI deve ter um processo de comunicação com o líder da área jurídica – assim, criarão políticas que contemplem as leis e os mecanismos de captura ou descarte dos dados.

Mito nº2: Não custa nada manter
Fato: A retenção segura de dados requer altos investimentos iniciais e de manutenção

Os custos de armazenamento de dados não só são altos, como também implicam em despesas relacionadas ao gerenciamento das informações mantidas em arquivos, das soluções de segurança que asseguram a proteção dos ativos guardados.

Mito nº3: Não é possível identificar o que pode ser descartado
Fato: Há processos e soluções específicas para isso

Há duas razões para manter dados armazenados: ou eles têm valor regulatório legal, ou geram resultados efetivos ao negócio. Por meio de um processo de análise do fluxo de informações é possível identificar em qual dessas divisões elas se encontram. Se não estiverem adequadas a nenhuma dessas categorias, podem ser descartadas.

Mito nº4: É muito difícil categorizar dados
Fato: Será muito mais difícil no futuro, quando sua estrutura de storage sofrer uma pane. Por isso, comece o mais rápido possível

Separar as informações que podem ser descartadas daquelas que devem ser mantidas pode parecer impossível, mas não é. A iniciativa requer total integração do gestor de TI com o líder do departamento jurídico, bem como das demais áreas de negócio. Só assim é possível identificar os dados que não trazem valor à companhia e, nem tampouco, estão ligados às normas regulatórias de cada setor.

(*) Tom Lahiff é diretor da consultoria PricewaterhouseCoopers

Disponível em: <http://cio.uol.com.br/gestao/2013/07/24/quatro-mitos-sobre-a-guarda-e-o-descarte-de-dados/>. Acesso em: 26 jul. 2013.

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