Bancas estão terceirizando a armazenagem de documentos

GAZETA MERCANTIL, 26.11.08, p. A-9 / Direito Corporativo

Andrezza Queiroga

A redução de espaço, tempo e dinheiro tem levado escritórios de advocacia a terceirizarem algumas atividades. Um dos grandes problemas é o grande volume de processos e documentação contábil e para arquivá-los de forma segura, algumas bancas preferem pagar mão-de-obra especializada.

É o caso do escritório Penteado Mendonça Advocacia , que há três anos preferiu remeter alguns processos a uma empresa especializada em armazenagem de documentos. “Optamos por adquirir um serviço remoto que é eficiente, rápido e reduz substancialmente a necessidade de aumentar o espaço do imóvel em que funciona a banca”, explica o sócio e advogado Armando Char.

Segundo o advogado, a facilidade é tanta que a empresa contratada para esses serviços oferece, ainda, um portal em que é possível localizar onde está guardada a papelada relativa a algum processo ou trabalhador.

De acordo com a gerente-administrativa do De Vivo Advocacia, Mirella Nunes, o contrato com uma empresa especializada em serviços especializados em guarda e gestão de documentos ocorreu há cerca de quinze anos e os ganhos foram vários: “economizamos tempo para organizar os arquivos e dinheiro, pois não necessitamos de um profissional dentro da banca, além da praticidade e da segurança que a terceirização oferece”, diz.

A Recall do Brasil, por exemplo, é uma empresa especializada no gerenciamento de informações e entre as opções que oferece é assegurar que a documentação ficará guardada e ilesa de eventuais danos.

“Um sinal de fumaça nos locais onde arquivamos os documentos é detectado, fornecemos condições ambientais que corroboram com a duração dos arquivos”, explica o diretor de vendas e marketing, Vicente Troiano.

Segundo o diretor, o gerenciamento de informações passa por diversas etapas, entre elas, a análise do tipo do arquivo e qual a melhor forma de arquivá-lo, quanto tempo ele deve ser guardado e quando pode ser descartado, qual a forma ecológica mais coerente de mantê-lo intacto, se haverá cópia, como serão as cópias, se será digitalizado e para o que ele se destina. “Os escritórios não sabem como arquivar os documentos e nem como localizá-los posteriormente e o grande volume de papel pode requerer mais espaço, o que despende gasto com aluguel, pessoal, luz e tempo”, afirma. “Desde abril de 2000, fechamos acordo com uma empresa que guarda toda a nossa documentação em caixas lacradas e para solicitá-los, basta pedirmos por e-mail que ele nos enviam o arquivo rapidamente”, explica Flávia Rodrigues do Rubens Naves Santos Junior Advogados.

Para ela, desta forma também não há necessidade de a banca adquirir um software ou despender tempo digitalizando todas as informações processuais e contábeis, porque o serviço terceirizado já se responsabiliza por todas essas medidas.

Cresce mercado de guarda e gestão de arquivos

Um mercado em ascensão é o de gerenciamento e arquivamento de informações. Algumas empresas estão cada vez mais equipadas e preparadas para guardar, digitalizar e manter documentos de forma segura e pelo prazo que for preciso. É o caso da Recall do Brasil, por exemplo, que existe há 8 anos no Brasil e, entre os 1.500 clientes, conta com diversos escritórios de advocacia. Somente no ano passado, a empresa teve um crescimento de 12% e a expectativa para este ano é ainda maior, afirma o diretor de vendas e marketing da Recall, Vicente Troiano. A empresa possui detectores de incêndio chamados de “narizes eletrônicos”, espalhados por todos os galpões, que funcionam em diversos estados como São Paulo, Rio de Janeiro e Minas Gerais. “Esses ‘narizes’ detectam componentes químicos que podem ser associados a um eventual incêndio e, imediatamente, acionam o alarme”, explica Vicente. Além disso, há detectores de fumaça no teto, seguranças armados, grades, acessos controlados, ambiente filmado por circuito de TV interno, esquema de controle de pragas e digitalização de todas as informações. Toda esta organização associada a manutenção dos documentos por prazos pré-determinados. “O próprio cliente é informado pelo computador que determinado documento já ultrapassou o prazo e ele mesmo solicita ou não sua eliminação”, afirma Vicente.

Serviços similares são oferecidos pelo Grupo Store , que há 16 anos atua no mercado de gerenciamento, guarda e digitalização de informações. De acordo com o diretor-presidente, Roberto Fonseca, cada documento arquivado pode ser localizado por um número específico “o que agiliza o processo de pesquisa solicitada pelos clientes”. Além disso, também é oferecido um leque de opções, entre eles, o de verificação de assinaturas, recibos e prazos de contratos, bem como a microfilmagem de documentos, relatórios dos arquivos por computador, salas-cofre a prova de fogo e equipamentos de última geração que garantem a segurança de lâminas de laboratório. “estamos preparados para atender todo o tipo de clientela e garantir a privacidade e segurança de qualquer natureza de arquivo, porque temos detectores de umidade e temperatura e atualizamos nossa sistema constantemente”, explica Roberto Fonseca.

Os prazos também são controlados e variam de acordo com o tipo, “documentos fiscais são guardados cerca de 5 anos, ligados a Previdência e trabalhistas chegam até 35 anos”, diz Fonseca que dirige uma empresa que, atualmente, cresce 13% ao ano.

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