GAZETA MERCANTIL, 26.11.08, p. A-9 \/ Direito Corporativo<\/p>\n
Andrezza Queiroga<\/p>\n
A redu\u00e7\u00e3o de espa\u00e7o, tempo e dinheiro tem levado escrit\u00f3rios de advocacia a terceirizarem algumas atividades. Um dos grandes problemas \u00e9 o grande volume de processos e documenta\u00e7\u00e3o cont\u00e1bil e para arquiv\u00e1-los de forma segura, algumas bancas preferem pagar m\u00e3o-de-obra especializada.<\/p>\n
\u00c9 o caso do escrit\u00f3rio Penteado Mendon\u00e7a Advocacia , que h\u00e1 tr\u00eas anos preferiu remeter alguns processos a uma empresa especializada em armazenagem de documentos. “Optamos por adquirir um servi\u00e7o remoto que \u00e9 eficiente, r\u00e1pido e reduz substancialmente a necessidade de aumentar o espa\u00e7o do im\u00f3vel em que funciona a banca”, explica o s\u00f3cio e advogado Armando Char.<\/p>\n
Segundo o advogado, a facilidade \u00e9 tanta que a empresa contratada para esses servi\u00e7os oferece, ainda, um portal em que \u00e9 poss\u00edvel localizar onde est\u00e1 guardada a papelada relativa a algum processo ou trabalhador.<\/p>\n
De acordo com a gerente-administrativa do De Vivo Advocacia, Mirella Nunes, o contrato com uma empresa especializada em servi\u00e7os especializados em guarda e gest\u00e3o de documentos ocorreu h\u00e1 cerca de quinze anos e os ganhos foram v\u00e1rios: “economizamos tempo para organizar os arquivos e dinheiro, pois n\u00e3o necessitamos de um profissional dentro da banca, al\u00e9m da praticidade e da seguran\u00e7a que a terceiriza\u00e7\u00e3o oferece”, diz.<\/p>\n
A Recall do Brasil, por exemplo, \u00e9 uma empresa especializada no gerenciamento de informa\u00e7\u00f5es e entre as op\u00e7\u00f5es que oferece \u00e9 assegurar que a documenta\u00e7\u00e3o ficar\u00e1 guardada e ilesa de eventuais danos.<\/p>\n
“Um sinal de fuma\u00e7a nos locais onde arquivamos os documentos \u00e9 detectado, fornecemos condi\u00e7\u00f5es ambientais que corroboram com a dura\u00e7\u00e3o dos arquivos”, explica o diretor de vendas e marketing, Vicente Troiano.<\/p>\n
Segundo o diretor, o gerenciamento de informa\u00e7\u00f5es passa por diversas etapas, entre elas, a an\u00e1lise do tipo do arquivo e qual a melhor forma de arquiv\u00e1-lo, quanto tempo ele deve ser guardado e quando pode ser descartado, qual a forma ecol\u00f3gica mais coerente de mant\u00ea-lo intacto, se haver\u00e1 c\u00f3pia, como ser\u00e3o as c\u00f3pias, se ser\u00e1 digitalizado e para o que ele se destina. “Os escrit\u00f3rios n\u00e3o sabem como arquivar os documentos e nem como localiz\u00e1-los posteriormente e o grande volume de papel pode requerer mais espa\u00e7o, o que despende gasto com aluguel, pessoal, luz e tempo”, afirma. “Desde abril de 2000, fechamos acordo com uma empresa que guarda toda a nossa documenta\u00e7\u00e3o em caixas lacradas e para solicit\u00e1-los, basta pedirmos por e-mail que ele nos enviam o arquivo rapidamente”, explica Fl\u00e1via Rodrigues do Rubens Naves Santos Junior Advogados.<\/p>\n
Para ela, desta forma tamb\u00e9m n\u00e3o h\u00e1 necessidade de a banca adquirir um software ou despender tempo digitalizando todas as informa\u00e7\u00f5es processuais e cont\u00e1beis, porque o servi\u00e7o terceirizado j\u00e1 se responsabiliza por todas essas medidas.<\/p>\n
Cresce mercado de guarda e gest\u00e3o de arquivos<\/strong><\/p>\n Um mercado em ascens\u00e3o \u00e9 o de gerenciamento e arquivamento de informa\u00e7\u00f5es. Algumas empresas est\u00e3o cada vez mais equipadas e preparadas para guardar, digitalizar e manter documentos de forma segura e pelo prazo que for preciso. \u00c9 o caso da Recall do Brasil, por exemplo, que existe h\u00e1 8 anos no Brasil e, entre os 1.500 clientes, conta com diversos escrit\u00f3rios de advocacia. Somente no ano passado, a empresa teve um crescimento de 12% e a expectativa para este ano \u00e9 ainda maior, afirma o diretor de vendas e marketing da Recall, Vicente Troiano. A empresa possui detectores de inc\u00eandio chamados de “narizes eletr\u00f4nicos”, espalhados por todos os galp\u00f5es, que funcionam em diversos estados como S\u00e3o Paulo, Rio de Janeiro e Minas Gerais. “Esses \u2018narizes\u2019 detectam componentes qu\u00edmicos que podem ser associados a um eventual inc\u00eandio e, imediatamente, acionam o alarme”, explica Vicente. Al\u00e9m disso, h\u00e1 detectores de fuma\u00e7a no teto, seguran\u00e7as armados, grades, acessos controlados, ambiente filmado por circuito de TV interno, esquema de controle de pragas e digitaliza\u00e7\u00e3o de todas as informa\u00e7\u00f5es. Toda esta organiza\u00e7\u00e3o associada a manuten\u00e7\u00e3o dos documentos por prazos pr\u00e9-determinados. “O pr\u00f3prio cliente \u00e9 informado pelo computador que determinado documento j\u00e1 ultrapassou o prazo e ele mesmo solicita ou n\u00e3o sua elimina\u00e7\u00e3o”, afirma Vicente.<\/p>\n Servi\u00e7os similares s\u00e3o oferecidos pelo Grupo Store , que h\u00e1 16 anos atua no mercado de gerenciamento, guarda e digitaliza\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00f5es. De acordo com o diretor-presidente, Roberto Fonseca, cada documento arquivado pode ser localizado por um n\u00famero espec\u00edfico “o que agiliza o processo de pesquisa solicitada pelos clientes”. Al\u00e9m disso, tamb\u00e9m \u00e9 oferecido um leque de op\u00e7\u00f5es, entre eles, o de verifica\u00e7\u00e3o de assinaturas, recibos e prazos de contratos, bem como a microfilmagem de documentos, relat\u00f3rios dos arquivos por computador, salas-cofre a prova de fogo e equipamentos de \u00faltima gera\u00e7\u00e3o que garantem a seguran\u00e7a de l\u00e2minas de laborat\u00f3rio. “estamos preparados para atender todo o tipo de clientela e garantir a privacidade e seguran\u00e7a de qualquer natureza de arquivo, porque temos detectores de umidade e temperatura e atualizamos nossa sistema constantemente”, explica Roberto Fonseca.<\/p>\n Os prazos tamb\u00e9m s\u00e3o controlados e variam de acordo com o tipo, “documentos fiscais s\u00e3o guardados cerca de 5 anos, ligados a Previd\u00eancia e trabalhistas chegam at\u00e9 35 anos”, diz Fonseca que dirige uma empresa que, atualmente, cresce 13% ao ano.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"