CONSULTOR JUR\u00cdDICO, 15.11.08<\/p>\n
Vis\u00e3o empresarial<\/p>\n
por Gl\u00e1ucia Milicio<\/p>\n
Os escrit\u00f3rios de advocacia est\u00e3o buscando no mundo empresarial solu\u00e7\u00f5es para economizar tempo e dinheiro e ganhar agilidade no trabalho. O desafio dos advogados \u00e9 lidar com as pilhas de processos, essenciais para o trabalho, mas que ocupam um grande espa\u00e7o f\u00edsico. Alguns escrit\u00f3rios optam por terceirizar a guarda dos documentos.<\/p>\n
\u00c9 o caso do escrit\u00f3rio Rubens Naves, Santos Jr, Hesketh Advogados, que atende em diversas \u00e1reas do Direito. Os s\u00f3cios sentiram a necessidade de terceirizar seu arquivo h\u00e1 oito anos. Procuraram a multinacional Recall, especializada na guarda e na gest\u00e3o de documentos, para n\u00e3o ter de alugar mais um im\u00f3vel s\u00f3 para armazenar os pap\u00e9is. A Recall j\u00e1 tem quase uma centena de escrit\u00f3rios entre seus clientes. O n\u00famero indica que, na advocacia, os gestores est\u00e3o cada vez mais preocupados com a otimiza\u00e7\u00e3o dos servi\u00e7os.<\/p>\n
A respons\u00e1vel pela administra\u00e7\u00e3o do Rubens Naves, Santos Jr, Hesketh Advogados, Fl\u00e1via Rodrigues, relata que o escrit\u00f3rio economizou significativamente com m\u00e3o-de-obra, j\u00e1 que n\u00e3o precisou criar um grande departamento de arquivo e empregar mais funcion\u00e1rios. Hoje, eles mant\u00eam apenas uma bibliotec\u00e1ria e um arquivista para gerenciar a papelada.<\/p>\n
O escrit\u00f3rio tenta, agora, digitalizar todos os processos. H\u00e1 tr\u00eas anos, a bibliotec\u00e1ria Cid\u00f4 Marzo coordena a opera\u00e7\u00e3o. Todos os processos que d\u00e3o entrada no escrit\u00f3rio s\u00e3o digitalizados e disponibilizados na rede para consulta pelos advogados. O escrit\u00f3rio, que movimenta cerca de 7 mil processos por m\u00eas, j\u00e1 digitalizou mais da metade dos processos do seu acervo. Segundo Cid\u00f4, alguns originais s\u00e3o mantidos no pr\u00f3prio escrit\u00f3rio at\u00e9 o encerramento do caso. Os demais s\u00e3o encaminhados para a Recall, que cuida da guarda at\u00e9 o tempo legal de arquivamento. Quando precisam de algum documento, a empresa entrega num prazo de 24 horas. Se o pedido for urgente, no mesmo dia.<\/p>\n
O escrit\u00f3rio Trench Rossi e Watanabe, que atende clientes nacionais e internacionais, al\u00e9m de manter bibliotec\u00e1rios em suas unidades, contratou a empresa Metrofile, concorrente da Recall no Brasil, para armazenar seus pap\u00e9is.<\/p>\n
A Metrofile armazena arquivos de mais de 40 escrit\u00f3rios. Na lista de clientes da empresa est\u00e3o os escrit\u00f3rios Barbosa, M\u00fcssnich e Arag\u00e3o Advogados; Veirano e Advogados Associados e Mesquita Pereira Advogados Associados.<\/p>\n
O Pires & Gon\u00e7alves Advogados Associados terceirizou toda a parte de tecnologia. A empresa contratada, al\u00e9m de cuidar da manuten\u00e7\u00e3o dos computadores, desenvolveu um software espec\u00edfico de modo que todos os parceiros do escrit\u00f3rio, inclusive de outros estados, possam acessar a sua base de dados. O advogado Bruno Sarue conta que todos os processos do escrit\u00f3rio, sem exce\u00e7\u00e3o, s\u00e3o digitalizados. O lema l\u00e1 \u00e9 \u201cnada de papel\u201d, diz Sarue.<\/p>\n
Segundo ele, os processos que chegam ao escrit\u00f3rio s\u00e3o encaminhados para uma empresa especializada em digitaliza\u00e7\u00e3o, que tamb\u00e9m fica respons\u00e1vel por cadastrar dados b\u00e1sicos do processos diretamente no sistema do escrit\u00f3rio. Em seguida, os pap\u00e9is s\u00e3o devolvidos para que o escrit\u00f3rio encaminhe ao cliente. \u201cA digitaliza\u00e7\u00e3o terceirizada aumenta a agilidade e ainda reduz custos, pois n\u00e3o precisamos criar um departamento, investir em m\u00e1quinas e contratar v\u00e1rios profissionais.\u201d<\/p>\n
Outra tend\u00eancia dos escrit\u00f3rios \u00e9 a contrata\u00e7\u00e3o de um profissional de arquitetura para elaborar projetos de interiores. Segundo a arquiteta Gisele Conde, do Gebara Conde Sinisgalli Arquitetos, al\u00e9m do escrit\u00f3rio de advocacia ganhar agilidade, o upgrade na apar\u00eancia refor\u00e7a sua credibilidade. Ela explica que os projetos envolvem um planejamento criterioso que vai desde a organiza\u00e7\u00e3o dos arquivos at\u00e9 a prote\u00e7\u00e3o ac\u00fastica das salas. A inten\u00e7\u00e3o \u00e9 garantir o sigilo da conversa e a tranq\u00fcilidade dos clientes.<\/p>\n
O escrit\u00f3rio Toron, Torihara e Szafir Advogados, especializado em causas criminais, resolveu mudar de endere\u00e7o e contratar a arquiteta, pensando na rela\u00e7\u00e3o custo-benef\u00edcio. Seu antigo escrit\u00f3rio ficava em quatro andares pequenos, que foram ampliados sem planejamento. A arquiteta conseguiu encaixar tudo isso em um andar e meio.<\/p>\n
De acordo com o s\u00f3cio Alberto Zacharias Toron, a produtividade aumentou como se o escrit\u00f3rio trabalhasse duas horas a mais por dia. A receita \u00e9 facilitar: copiadoras pr\u00f3ximas dos advogados, arquivo organizado e nada de divis\u00f3rias baixas para tirar a concentra\u00e7\u00e3o.<\/p>\n
A arquiteta ressaltou tamb\u00e9m que garantir agilidade no manuseio dos processos significa, muitas vezes, reduzir o n\u00famero de funcion\u00e1rios contratados, muitas vezes, apenas para dar suporte. \u201cQuanto mais acess\u00edveis, organizados e bem sinalizados estiverem os arquivos e bibliotecas, menos pessoas ser\u00e3o necess\u00e1rias para o seu gerenciamento.\u201d<\/p>\n
Gisele destaca que os projetos para salas de reuni\u00f5es t\u00eam de ser desenvolvidos de acordo com a especialidade do escrit\u00f3rio. \u201cOs especializados em Direito de Fam\u00edlia e Direito Criminal s\u00e3o os que devem expor menos os clientes e pensar num espa\u00e7o para dar atendimento diferenciado.\u201d<\/p>\n
Ela d\u00e1 outra dica: a coloca\u00e7\u00e3o de mesas e bancadas tamb\u00e9m deve ser criteriosamente analisada. \u201cEm geral, a sala de um advogado precisa ter duas mesas ou uma mesa e uma bancada, que serve de apoio quando o advogado vai analisar processos e manusear pap\u00e9is.\u201d<\/p>\n
Segundo a arquiteta, ao planejar o uso do espa\u00e7o, \u00e9 preciso considerar a expans\u00e3o futura, pois o crescimento \u201cdomin\u00f3\u201d \u2014 nome que a ela d\u00e1 ao jeitinho improvisado \u2014 \u201cpoder\u00e1 comprometer tanto a funcionalidade quanto a est\u00e9tica do escrit\u00f3rio\u201d. Giselle tamb\u00e9m foi respons\u00e1vel por reformular o espa\u00e7o do Henares Advogados Associados. De acordo com ela, o objetivo foi organizar sua estrutura na busca de agilidade e bem-estar de funcion\u00e1rios e clientes.<\/p>\n
Revista Consultor Jur\u00eddico, 15 de novembro de 2008<\/p>\n
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\nGl\u00e1ucia Milicio: \u00e9 rep\u00f3rter da revista Consultor Jur\u00eddico<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"